Volgens arbeidspsycholoog Tosca Gort zegt die ontwikkeling vooral iets over hoe werkplekken de afgelopen jaren zijn ingericht. Gort is oprichter en CEO van GORT®, dat zich onder andere richt op burn-outpreventie en functioneringsproblemen bij werknemers. Vanuit de praktijk ziet zij hoe keuzes in de inrichting van werkplekken doorwerken in welzijn en functioneren.
Veel organisaties werken volgens haar nog altijd met goedkope oplossingen. Daarmee doelt zij niet op bewuste bezuinigingen, maar op keuzes die op korte termijn logisch lijken en op papier efficiënt ogen, maar in de praktijk juist tegenwerken.
Uiteindelijk duurder
Die goedkope oplossingen zijn volgens Gort op veel plekken zichtbaar. ‘Je ziet bijvoorbeeld vaak enorme hallen met bureaus achter elkaar, zonder tussenwandjes.’ Dat is volgens haar geen toeval. ‘Heel veel kantoren in Nederland zijn gehuurd. Het is ongelooflijk duur voor een bedrijf om daar wanden in te zetten en het tot een optimale werkplek te maken.’
‘Wat ook een goedkope oplossing is, is te weinig werkplekken hebben’, voegt ze toe. ‘Dan moeten mensen echt vechten om een werkplekje.’ Dat heeft directe gevolgen voor hoe mensen hun werkdag ervaren.
Wat op papier misschien een besparing lijkt, pakt in de praktijk juist duur uit. ‘Het kost uiteindelijk veel meer om mensen op verschrikkelijke werkplekken te laten werken waar ze zich niet kunnen concentreren.’ De gevolgen blijven niet beperkt tot ongemak. ‘Je krijgt veel sneller burn-outs en de arbeidsproductiviteit gaat enorm omlaag.’
Als je thuis beter kunt werken dan op kantoor, dan slaat dat natuurlijk nergens op.”
Thuiswerken als oplossing?
Gort kijkt kritisch naar het idee dat thuiswerken per definitie een betere oplossing zou zijn. ‘Als je thuis beter kunt werken dan op kantoor, dan slaat dat natuurlijk nergens op.’ Het kantoor moet juist de plek zijn waar werken het beste lukt: ‘Waar je een fijne bureaustoel hebt, goed kunt printen, makkelijk kunt schakelen en goede vergaderruimtes hebt.’
Volgens Gort lijkt thuiswerken vaak productief omdat veel effecten niet direct zichtbaar zijn. ‘Uit onderzoek blijkt dat mensen zich beter kunnen concentreren in een gemotiveerd team en zich laten inspireren door de energie van anderen.’ Als dat ontbreekt, waarschuwt zij, ‘zie je dat thuiswerken uiteindelijk leidt tot kwaliteitsverlies. Als de groei- en winstmarges tegenvallen en je hebt honderd procent thuiswerkers, dan moet je dat toch eens heroverwegen.’
In de praktijk
FM’ers spelen een grote rol in hoe werkplekken worden ervaren, zegt Gort. ‘Facilitair management is soms hetzelfde als werken in de horeca.’ Net als daar valt goed werk vooral op als het ontbreekt. ‘Alles kan perfect zijn, maar als dat ene koffietje niet komt, dan is de hele beleving vervelend.’
Volgens haar werken FM’ers daardoor altijd toe naar een basisniveau. ‘Het bureau werkt, de wc-rol hangt er. Dan zit je op een zes.’ Die zes staat voor een situatie waarin niets in de weg zit om te werken, maar waarin ook weinig enthousiasme ontstaat.
‘Als je facilitair wilt toewerken naar: 'wow, dit is de tofste werkplek waar ik ooit ben geweest’, dan moet je verder gaan dan wat mensen verwachten.’
Kleine dingen maken het verschil
Dat hoeft niet te betekenen dat alles groots of kostbaar moet zijn. ‘Bij mensen gaat het vaak om aandacht.’ Juist kleine, onverwachte ingrepen kunnen verschil maken. ‘Bijvoorbeeld dat er iets op je bureau ligt waarmee je je toetsenbord kunt schoonmaken.’ Zulke gebaren laten volgens Gort zien dat er is nagedacht over de gebruiker. ‘Het gaat om aandacht in die details.’
Opvallend genoeg ziet Gort dit soort aandacht vaker terug bij kleinere organisaties. ‘De leukste voorbeelden komen toch uit het MKB. Daar zit de ondernemer echt in het bedrijf.’ Volgens haar wordt daar sneller het gesprek gevoerd over wat belangrijk is op de werkvloer, en worden keuzes ook daadwerkelijk doorgevoerd.
Van een zes naar een tien
Tegelijkertijd benadrukt Gort dat FM’ers dit alles niet alleen kunnen oplossen. ‘Je redt het niet met alleen facilitaire actiepunten. Het moet samen met HR, samen met het management.’ Werkplekkeuzes zijn volgens haar verweven met organisatiecultuur. ‘En cultuur is nooit één ding.’ Veranderingen kosten tijd.
Wie medewerkers weer naar kantoor wil krijgen, doet er volgens Gort goed aan te beginnen bij de meest basale randvoorwaarden. ‘Je moet geen drempels hebben om naar kantoor te komen.’ Dat kan heel concreet zijn. ‘Als je voor mensen al geen parkeerplaatsen hebt, dan beginnen de problemen daar al.’
Pas als die basis op orde is, ontstaat ruimte om verder te kijken. ‘Je moet eerst pijnpunten wegnemen en toewerken naar die zes. Dan pas ga je dingen toevoegen.’
