Miro deed intern onderzoek naar de relatie tussen aanwezigheid op kantoor, prestaties, werkbeleving en personeelsbehoud. Over de resultaten sprak Facto met Diana Nel, Workplace Lead Insights, Data & User Engagement, en Wilco Poppelier, Global Head of Workplace bij Miro.
Snelle groei als aanleiding
Miro voert elke twee jaar onderzoek uit onder medewerkers om werkstijlen, behoeften en ervaringen in kaart te brengen. Bij de meest recente meting deed 58 procent van het bedrijf mee. Volgens Nel worden de resultaten gebruikt om de werkomgeving aan te passen én om te bepalen hoe goed werkplekken en diensten daadwerkelijk functioneren.
De aanleiding voor deze periodieke onderzoeken ligt onder meer in de snelle groei van het bedrijf. Tijdens de pandemie werden veel nieuwe mensen aangenomen die elkaar nog nooit fysiek hadden ontmoet. In anderhalf jaar tijd groeide Miro van ongeveer 400 naar 2000 medewerkers. ‘Dan moet je opnieuw kijken naar wat mensen nodig hebben en wat dat betekent voor je huisvesting’, zegt Nel.
Werknemers die drie tot vijf directe collega’s in hetzelfde kantoor hebben, komen gemiddeld anderhalve dag per week vaker naar kantoor.”
Samenwerking als grootste trekker
De sterkste uitkomst uit het onderzoek is het effect van directe collega’s op locatie. Werknemers die drie tot vijf directe collega’s in hetzelfde kantoor hebben, komen gemiddeld anderhalve dag per week vaker naar kantoor. Dat heeft ook invloed op het gevoel van succes in het werk. ‘Die groep voelt zich 25 procent vaker in staat om hun beste werk te leveren’, zegt Nel.
Dat effect zie je ook terug in het aantal dagen waarop mensen bewust samen op kantoor werken. Medewerkers zonder of met hooguit twee directe collega’s op locatie plannen gemiddeld 12 samenwerkingsdagen per kwartaal. Bij 3 tot 5 collega’s stijgt dat naar 23 dagen. Bij 6 tot 10 zijn dat er 28, en bij meer dan 10 zelfs 30.
Daar zit volgens Poppelier de kern: niet het aantal verplichte kantoordagen, maar de vraag wanneer het zinvol is om samen te werken.
Vertel mensen niet alleen dat ze moeten komen, maar denk opnieuw na over je samenwerkingsstrategie”
Wanneer samenkomen waarde heeft
Volgens Poppelier wordt de waarde van samenwerking vaak onderschat. ‘Ik probeer intern vooral te zeggen: vertel mensen niet alleen dat ze moeten komen, maar denk opnieuw na over je samenwerkingsstrategie.’
Hij gebruikt daarvoor een herkenbaar voorbeeld. ‘Bij het plannen van een vakantie kun je eindeloos appen of videobellen, maar als je twee uur samen zit, heb je het geregeld. Op het werk is dat net zo.’
Werkplek als randvoorwaarde
De fysieke werkomgeving speelt ook een rol in de keuze voor medewerkers om naar kantoor te komen, maar vooral als basisvoorwaarde. Kantoren met een hogere waardering van de werkomgeving laten gemiddeld 23 procent meer aanwezigheid zien dan kantoren met een lagere waardering.
Miro werkt met een zogeheten Learning Lab-aanpak, waarbij kantoren stap voor stap worden aangepast op basis van feedback en gebruiksdata van werknemers. Op locaties waar die feedback daadwerkelijk is toegepast en de werkomgeving is aangepast, steeg de waardering van de werkplek sinds 2022 met 35 procent.
Aanwezigheid en verbondenheid
De resultaten laten ook zien dat aanwezigheid op kantoor samenhangt met verbondenheid met het bedrijf. Opvallend: meer aanwezigheid leidt tot minder vrijwillig verloop.
Kantoren waar medewerkers gemiddeld 2,4 dagen per week aanwezig zijn, hebben een vrijwillig verloop van minder dan 10 procent. In kantoren waar medewerkers gemiddeld 1,6 dag per week komen, ligt dat boven de 20 procent. ‘Aanwezigheid hangt dus duidelijk samen met hoe verbonden mensen zich voelen’, zegt Nel.
Grenzen van de werkplek
Miro kiest er bewust voor geen vaste kantoordagen op te leggen, maar gedrag te beïnvloeden door samenwerking te faciliteren en teams dichter bij elkaar te organiseren.
Het onderzoek laat zien wat wel en niet werkt om mensen naar kantoor te krijgen. Aanwezigheid neemt toe wanneer teams bij elkaar zitten, leidinggevenden zichtbaar zijn en er voorzieningen zijn zoals lunch of koffie. Aanwezigheid neemt af bij een matige werkomgeving, lange reistijden en het ontbreken van voordelen op locatie.
Poppelier noemt daarbij concrete voorbeelden zoals ontbijt, lunch, barista’s, snacks en verschillende soorten werkplekken. In het hoofdkantoor is bewust gekeken naar functies en ruimtes die aansluiten op uiteenlopende behoeften van werknemers.
Volgens hem moet de werkplek in ieder geval een duidelijke basis bieden. ‘Er is een ondergrens. Als je daaronder zakt, is die basis thuis waarschijnlijk beter.’
